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Dokumentenmanagement, das Prozesse beschleunigt

DocuWare hilft Unternehmen, Dokumente schneller zu finden, Prozesse zu automatisieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen – ohne Papierchaos und manuelle Suche.

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Was Sie konkret gewinnen

Weniger Zeit für Suche

Dokumente finden Sie in Sekunden statt Minuten. Volltextsuche und intelligente Kategorisierung sparen täglich Zeit.

Automatisierte Workflows

Rechnungen, Belege und andere Dokumente werden automatisch verarbeitet und weitergeleitet. Weniger manuelle Schritte, weniger Fehler.

Bessere Compliance

Automatische Aufbewahrungsfristen und Zugriffskontrollen helfen, rechtliche Anforderungen einzuhalten. Audit-Trails dokumentieren alle Aktionen.

Weniger Papier

Digitalisierung reduziert physische Archive. Sie sparen Platz, reduzieren Druckkosten und arbeiten effizienter.

Zentrale Ablage und Skalierbarkeit

Alle Dokumente an einem Ort, für alle berechtigten Nutzer zugänglich. Keine verstreuten Dateien mehr auf verschiedenen Rechnern. Die Lösung skaliert einfach mit Ihrem Unternehmen mit und passt sich problemlos an veränderte Anforderungen an.

Bewährte Technologie

DocuWare ist eine etablierte Standardlösung für Dokumentenmanagement. Sie setzen auf eine stabile Lösung mit hohen Sicherheitsstandards.

Typische Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Unternehmen mit vielen eingehenden Rechnungen automatisieren die Erfassung, Freigabe und Archivierung. Rechnungen werden per E-Mail oder Scan erfasst, automatisch erkannt und an die richtigen Stellen weitergeleitet. Integration mit Buchhaltungssystemen wie DATEV möglich. Deutlich weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler.

  • Automatische Erfassung per E-Mail oder Scan
  • Freigabeworkflows für Rechnungen
  • Integration mit Buchhaltungssystemen (z.B. DATEV)

Personalakte-Verwaltung

HR-Abteilungen verwalten Personalunterlagen digital und sicher. Zugriffe werden protokolliert, Aufbewahrungsfristen automatisch eingehalten.

  • Sichere Ablage sensibler Daten
  • Zugriffskontrollen nach Rollen
  • Automatische Löschfristen

Vertragsmanagement

Unternehmen mit vielen Verträgen behalten den Überblick über Fristen, Kündigungen und Verlängerungen. Workflows erinnern rechtzeitig an wichtige Termine.

  • Zentrale Ablage aller Verträge
  • Automatische Fristenüberwachung
  • Schnelle Suche nach Vertragspartnern

So arbeiten wir mit DocuWare

1

Analyse Ihrer Prozesse

Wir schauen uns an, wie Sie aktuell mit Dokumenten arbeiten: Welche Prozesse gibt es, wo gibt es Engpässe, welche Dokumente müssen besonders schnell auffindbar sein? Gemeinsam identifizieren wir Optimierungspotenziale.

2

Konfiguration und Einrichtung

Wir richten DocuWare entsprechend Ihren Anforderungen ein: Dokumentenstruktur (Aktenpläne), Workflows für Ihre Prozesse, Zugriffsrechte und Integrationen (z.B. ERP, DATEV). Sie testen die Lösung und wir passen sie an, bis alles passt.

3

Migration bestehender Dokumente

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung und Migration bestehender Dokumente. Das kann schrittweise erfolgen, sodass Sie parallel weiterarbeiten können.

4

Schulung und kontinuierliche Optimierung

Wir schulen Ihr Team im Umgang mit DocuWare – sowohl Endbenutzer als auch Administratoren. Nach der Einführung optimieren wir gemeinsam die Prozesse basierend auf Ihren Erfahrungen. Durch regelmäßige Schulungen und den Austausch mit anderen Partnern bleiben wir auf dem neuesten Stand. Wir stehen auch langfristig für Fragen und Erweiterungen zur Verfügung.

Was ist enthalten, was ist optional

Standardmäßig enthalten

  • DocuWare-Installation und Grundkonfiguration
  • Einrichtung von Dokumentenstrukturen (Aktenpläne)
  • Basis-Workflows für gängige Prozesse (z.B. Rechnungsverarbeitung)
  • Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte
  • Schulung für Endnutzer und Administratoren

Optional verfügbar

  • •Erweiterte Workflow-Automatisierung
  • •AI-gestützte Dokumentenerkennung (IDP)
  • •Integrationen mit ERP/CRM-Systemen
  • •Cloud-Hosting (von uns verwaltet)
  • •Dokumentenmigration aus bestehenden Systemen
  • •Intensive Administrator-Schulungen
  • •Wartungsverträge mit definiertem Support-Level

In einem Beratungsgespräch klären wir, welche Module und Funktionen Sie wirklich brauchen. Wir empfehlen nur, was für Ihre Prozesse sinnvoll ist.

Unsere Partnerschaft mit DocuWare

Als DocuWare-Partner gehören wir zum Partnernetz des Herstellers und nutzen dessen Schulungsprogramme und den Support für Partner. Ihr Vorteil: Lösungskenntnisse aus der Praxis, kurze Wege bei Herstellerfragen und Zugang zu bewährten Best Practices. Zusätzlich profitieren Sie von lokaler Betreuung aus Lohne (Oldenburg) – direkter Kontakt statt Callcenter.

Häufige Fragen zu DocuWare

Interesse an DocuWare?

In einem persönlichen Gespräch klären wir, wie DocuWare Ihre Dokumentenprozesse verbessern kann. Wir analysieren Ihre aktuellen Prozesse, zeigen Ihnen konkrete Optimierungsmöglichkeiten und erstellen ein festes, schriftliches Angebot. Ehrliche Beratung ohne etwas aufzudrängen.

Erstgespräch anfragenMehr über DocuWare erfahren

DocuWare-Projekte begleiten wir auch im Raum Oldenburg – von der Aufnahme der Ablage bis zur Schulung vor Ort. Oldenburg liegt etwa 55 km von unserem Büro in Lohne – mehr zum IT-Service in Oldenburg.