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Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen

Machen Sie Ihr Büro Schritt für Schritt papierlos und strukturieren Sie Ihre Dokumentenprozesse. Dokumentenmanagement für Unternehmen im Oldenburger Münsterland, Landkreis Vechta und deutschlandweit – mit Volltextsuche, Workflow-Automation und konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen, die DSGVO-Anforderungen unterstützen.

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Warum professionelles Dokumentenmanagement?

1

Zeitersparnis

Deutlich kürzere Suchzeiten durch Volltextsuche und strukturierte Ablage. Wie groß der Effekt ist, hängt vom Dokumentenvolumen und der Suchhäufigkeit ab.

2

Papierloses Büro

Schrittweise Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse – vom Posteingang bis zur revisionssicheren Ablage.

3

Aufbewahrungsfristen abbilden

Automatisierte Archivierung und Löschung nach Ihren konfigurierten Aufbewahrungsfristen – unterstützt DSGVO- und HGB-Anforderungen.

Dokumentenmanagement Features

Entdecken Sie die vielfältigen Möglichkeiten professioneller Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen

Zentrale Dokumentenablage

Alle Dokumente werden in einem zentralen Pool gespeichert, unabhängig von Quelle oder Format

Volltextsuche

Finden Sie Dokumente in Sekundenschnelle mit leistungsstarker Volltextsuche

Workflow-Automation

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit intelligenten Workflows

Mehr zu Automatisierung & Effizienz

Compliance & Sicherheit

Revisionssichere Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Systemintegration

Anbindung an vorhandene Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail

Automatische Indexierung

Intelligente Erkennung und Indizierung relevanter Daten für schnelle Wiederauffindbarkeit

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Ein zentraler Anwendungsfall für professionelles Dokumentenmanagement ist die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Mit modernen DMS-Lösungen können Sie Rechnungen unabhängig vom Format (Papier, E-Mail, XML) erfassen, automatisch auslesen und sicher archivieren.

Beschleunigter Freigabeprozess

Rechnungen durchlaufen definierte Prüf- und Freigabeprozesse automatisch, was den Bearbeitungsprozess deutlich beschleunigt.

Reduzierte Fehlerquote

Automatische Datenerkennung und -übernahme reduziert manuelle Eingabefehler und sorgt für höhere Datenqualität.

Revisionssichere Ablage

Alle Rechnungen werden revisionssicher archiviert und können jederzeit nachvollziehbar abgerufen werden.

Transparenz & Nachvollziehbarkeit

Vollständige Transparenz über den Bearbeitungsstatus jeder Rechnung mit automatischen Benachrichtigungen.

Erleben Sie die Vorteile dieser Lösung in interaktiven Touren

Entdecken Sie verschiedene Anwendungsfälle von Dokumentenmanagement: Eingangsrechnungsverarbeitung, Intelligent Document Processing, Vertragsverwaltung und mehr

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Falls die Touren nicht angezeigt werden, öffnen Sie sie in einem neuen Tab

Professionelles Dokumentenmanagement für Unternehmen

Ihre Vorteile mit professionellem Dokumentenmanagement

Zeitersparnis

Strukturierte Ablage und Volltextsuche verkürzen die Suchzeit pro Dokument spürbar. Der konkrete Effekt hängt vom Dokumentenvolumen ab.

Kosteneinsparungen

Weniger Druck-, Versand- und Archivierungsaufwand durch digitale Workflows – die Einsparung hängt vom aktuellen Papieraufkommen ab.

Bessere Compliance

Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und Löschregeln unterstützen die Einhaltung von DSGVO- und HGB-Anforderungen.

Mobile Zugriff

Arbeiten Sie von überall mit mobilen Apps für flexibles Arbeiten, unabhängig von Ort und Zeit.

Systemintegration

Anbindung an vorhandene Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail-Server.

Warum wir auf etablierte Technologie setzen

Für diese Dienstleistung setzen wir auf etablierte Hersteller, da sie die technische Basis liefern, auf der wir stabile, langfristig wartbare Lösungen aufbauen können.

Unsere Technologie-Basis

Für Dokumentenmanagement setzen wir auf etablierte Hersteller wie DocuWare, da sie die technische Basis liefern, auf der wir stabile, langfristig wartbare Lösungen aufbauen können. Die Auswahl erfolgt projektabhängig und nicht produktgetrieben.

Diese Technologie ermöglicht es uns, professionelle Dokumentenmanagement-Lösungen zu implementieren, die schnelles Finden von Dokumenten, automatisierte Workflows und revisionssichere Archivierung bieten. Wir wählen die Technologie basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen für Dokumentenprozesse, nicht aufgrund von Produktpräferenzen.

Was bedeutet das für Sie?

  • Stabile, langfristig wartbare Lösungen durch etablierte Technologie
  • Projektabhängige Auswahl statt produktgetriebener Entscheidungen
  • Herstellerwissen aus der DocuWare-Partnerschaft und Support aus Lohne

Branchenlösungen mit Dokumentenmanagement

DMS und digitale Prozesse für Ihren Sektor.

KMU & Handwerk

Papierloses Büro und effiziente Belegverarbeitung.

Bildung & Verwaltung

Dokumentenarchivierung mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen – unterstützt DSGVO-Anforderungen.

Industrie

Revisionssichere Prozesse und Fertigungsdokumentation.

Drei Wege zum papierlosen Büro.

Was sinnvoll ist, hängt von Dokumentenvolumen und Prozessen ab. Ihr Angebot entsteht nach der kostenfreien Bestandsaufnahme.

  • Start

    Bestandsaufnahme & DMS-Strategie

    Wir hören zu: Welche Dokumente, welche Workflows, welche Vorgaben (DSGVO, HGB, Branche)? Daraus entsteht eine schriftliche DMS-Strategie mit nächsten Schritten.

    Kostenfrei und unverbindlich.

    • Gespräch online oder vor Ort in Lohne / Vechta
    • Schriftliche Strategie mit priorisierten Empfehlungen
    • Klare Aufwandseinschätzung für den nächsten Schritt
    Bestandsaufnahme anfragen
  • Setup

    DocuWare-Einführung

    Konfiguration, Datenmigration, Workflow-Aufbau, Schulung. Wir richten DocuWare so ein, dass es in Ihren Alltag passt – nicht umgekehrt.

    Festes Angebot nach der Prozessaufnahme. Maßgeblich sind Dokumentenvolumen und Zahl der Workflows.

    • Konfiguration nach Strategie-Workshop
    • Datenmigration aus Bestandssystemen
    • Workflow-Aufbau und Anwenderschulung
    Setup-Umfang besprechen
  • Laufend

    Lizenz & Betreuung im Abo

    DocuWare-Lizenzen direkt vom Hersteller (Cloud oder On-Premise) plus laufende Betreuung durch uns: Updates, Workflow-Anpassungen, Anwender-Support.

    DocuWare-Lizenz: Anwender-/Tarif-basiert über DocuWare. Unsere Betreuung: monatlicher Festbetrag, abhängig von SLA und Umfang.

    • Hersteller-Lizenzbetreuung als Partner
    • Reaktion bei Vorfällen im SLA
    • Quartalsweise Reviews und Workflow-Anpassungen
    Betreuungsmodell besprechen

Konkrete Angebote entstehen nach der Bestandsaufnahme und sind verbindlich erst mit unterschriebenem Vertrag. DocuWare- Lizenzen werden direkt über den Hersteller abgerechnet; wir unterstützen Sie als DocuWare-Partner bei Auswahl und Einrichtung.

Weiterführende Informationen zu DocuWare

Unsere Partnerschaft mit DocuWare

Mehr über unsere Partnerschaft mit DocuWare und welche Editionen wir betreuen.

Partner-Profil

Praxisbeispiele aus DMS-Projekten

Case Studies aus dem Oldenburger Münsterland, gefiltert auf Dokumentenmanagement-Projekte.

Case Studies ansehen

Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte, Auftragsverarbeitung: Wie DocuWare Sie bei DSGVO-Anforderungen unterstützt.

Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement

„Vorher haben wir täglich Stunden mit der Suche nach Dokumenten und der manuellen DATEV-Erfassung verbracht. Jetzt läuft alles automatisch – die Belege werden direkt erkannt und übertragen. Das spart uns wirklich viel Zeit. OM-IT hat das System passend auf unsere Bedürfnisse angepasst und ist gut erreichbar."
Christoph Kaiser, Geschäftsführer · Fahrschule KaiserDocuWare mit DATEV-Anbindung, mehrere Standorte
Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis im Detail

DocuWare richten wir auch für Betriebe im Raum Oldenburg ein und kommen für Aufnahme und Schulung vor Ort. Oldenburg liegt etwa 55 km von unserem Büro in Lohne – mehr zum IT-Service in Oldenburg.