Fahrschule Kaiser

Die Fahrschule Kaiser stand vor der Herausforderung, Dokumente über mehrere Standorte hinweg effizient zu verwalten. Die manuelle Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten wie Fahrschülerunterlagen, Verträgen, Rechnungen und Belegen kostete täglich mehrere Stunden Arbeitszeit. Besonders problematisch war die manuelle Integration mit DATEV: Jeder Beleg musste einzeln erfasst und zugeordnet werden, was fehleranfällig und zeitaufwändig war. Die Suche nach bestimmten Dokumenten dauerte oft 10-15 Minuten, da physische Ordner durchsucht werden mussten. Zudem bestand das Risiko von Datenverlusten und mangelnder Compliance bei der Archivierung.

OM-IT Systeme führte eine Analyse der bestehenden Prozesse durch und entwickelte eine maßgeschneiderte DocuWare-Lösung. Die Implementierung erfolgte in mehreren Phasen: **Phase 1: Analyse und Konzeption** Zunächst wurden alle Dokumententypen und Workflows analysiert. Gemeinsam mit dem Team der Fahrschule Kaiser wurden passende Prozesse definiert. **Phase 2: Systemeinrichtung** Das DocuWare-System wurde für alle Standorte eingerichtet mit zentraler Datenbank, aber standortbezogenen Zugriffsrechten. Individuelle Workflows wurden für verschiedene Dokumententypen konfiguriert: - Automatische Erkennung und Kategorisierung von Dokumenten - Workflows für Fahrschülerunterlagen, Verträge und Rechnungen - Automatische Verschlagwortung und Indexierung **Phase 3: DATEV-Integration** Die automatische Integration zur Belegermittlung an DATEV wurde implementiert. Belege werden nun automatisch erkannt, kategorisiert und an DATEV übermittelt – ohne manuelle Eingabe. **Phase 4: Schulung und Einführung** Alle Mitarbeiter wurden geschult und bei der Einführung begleitet. Die Umstellung erfolgte schrittweise, um den Betriebsablauf nicht zu stören.